Путь к эффективной логистике без бумаги

Metrosystem — компания, занимающаяся ремонтом и продажей поддонов. Мы поговорили с руководителем отдела продаж Metrosystem OÜ Виллемом Массуром о том, как Metrotec помогает компании поддерживать эффективность рабочих процессов.

Когда началось ваше сотрудничество и как вы узнали о Metrotec?
Примерно в 2011 году. Сейчас уже не вспомню, кто с кем первым связался. Помню, как мы пригнали на улицу Веэренни свой первый автомобиль, чтобы на него установили оборудование. Тогда наш автопарк рос, и нам понадобилась возможность в реальном времени видеть, где находятся машины и как они передвигаются.

В то время мы рассматривали несколько компаний, предлагающих GPS-мониторинг, и встречались с представителями некоторых из них. В итоге выбрали Metrotec: нам подошло общение с ними, и они оказывали грамотную поддержку.

Что стало для вас самым ценным результатом сотрудничества с Metrotec?
Повседневная работа стала значительно проще. Больше не нужно звонить водителям с вопросами: «Где ты? Когда приедешь?» Не приходилось набирать номер и ждать ответа, не зная, находится ли водитель на заправке или уже у клиента. Буквально в понедельник утром у нас состоялся такой разговор — водитель сказал: «Слушай, ты звонил мне в пятницу…»

Работа стала быстрее и эффективнее. Если на карте видно, куда едет каждый водитель и где он уже побывал, нет необходимости звонить ему отдельно. Кроме того, стало проще решать, можно ли добавить на сегодня ещё один заказ или график уже заполнен. Данные Metrotec помогают мне точнее строить прогнозы на будущее. Платформа Metrotec у нас открыта постоянно: мы следим за тем, куда и как движутся машины.

Как вы пришли к переходу на электронные накладные и чем они вам помогли?
Мы и раньше думали о переходе на электронные накладные и включили его в планы на 2024 год. Примерно на рубеже года со мной связались представители Metrotec и предложили показать модуль электронных накладных и распределения заданий. Время для внедрения оказалось подходящим, и мы осуществили переход.

Нам больше не нужно постоянно печатать накладные, затем собирать их, сканировать, отдельно отправлять клиентам и, что тоже немаловажно, хранить в архиве, занимая складское пространство.

Сейчас всё гораздо проще. Заказ, введённый в Directo, автоматически поступает на платформу Metrotec. Там мы планируем логистику и распределяем заказы по машинам. Водители видят содержание заказов на своих устройствах, комплектуют их на складе, доставляют товар и получают подпись при передаче заказа. Подписанная накладная автоматически отправляется получателю по электронной почте и в любой момент доступна нам в офисе. Бумагу печатать не нужно, время на сканирование и отправку накладной клиенту экономится, место для хранения архивов освобождается, а сам процесс становится современнее.

Бумагу печатать не нужно, время на сканирование и отправку накладной клиенту экономится, место для хранения архивов освобождается, а сам процесс становится современнее.

Вернёмся на время к тому, как всё происходило до перехода на электронные накладные.
Клиент находится в 100 метрах от нашего склада. Мы печатали накладную, водитель забирал её из офиса, загружал заказ в машину и отвозил товар клиенту. Получатель расписывался на накладной, после чего водитель возвращал бумагу в офис. Там подписанную накладную сканировали, отправляли клиенту вместе со счётом и подшивали в архив. Довольно неразумный процесс, который сегодня автоматизирован.

Как прошло внедрение электронных накладных?
С самого начала мы решили двигаться постепенно и учиться по ходу работы. Просто так нажимать на кнопки и разыгрывать учебные сценарии не имело смысла. На самом деле всё прошло довольно хорошо: накладные передаются автоматически, и все водители справляются. Если возникают вопросы, мы всегда можем связаться с Metrotec и обсудить проблему. Иногда мы шутим, что у нас «компания пожилых людей»: уже не хватает сил столько звонить и разговаривать. Хочется просто и удобно распределить задания несколькими щелчками мыши и сделать работу.

Как ваши партнёры приняли электронные накладные?
В целом хорошо, хотя с некоторыми компаниями возникали сложности: люди относятся к нововведению скептически. Когда водитель подходит со своим телефоном и просит поставить подпись, в ответ можно услышать: «Что? Я здесь ничего подписывать не буду!»

Иногда клиенты объясняют нежелание подписывать электронную накладную тем, что не видят, под чем ставят подпись: окно для подписи открывается отдельно. При этом при цифровом подписании тоже открывается отдельное окно, а при входе в интернет-банк на телефон приходит PIN-код. В большинстве случаев нам удавалось решить и эти вопросы.

Иногда мы шутим, что у нас «компания пожилых людей»: уже не хватает сил столько звонить и разговаривать. Хочется просто и удобно распределить задания несколькими щелчками мыши и сделать работу.

Бывают и более приятные истории. Люди радуются и говорят: «А, это у вас нет бумажных накладных — здорово!» Клиенту тоже удобнее: он автоматически получает из системы Metrotec уже оформленную и подписанную накладную по электронной почте. Хорошо, что она сразу есть и у нас, и у клиента.

Сколько человек в вашей компании пользуются платформой Metrotec?
Три сотрудника в офисе и десять водителей. Мы не транспортная компания, но хотим организовать свою работу удобно.

Пытались ли конкуренты переманить вас к себе?
Время от времени нас, конечно, пытаются привлечь более выгодным предложением. Но мы работаем с Metrotec с самого начала: общение складывается хорошо, а возникающие проблемы решаются.

Мы стремимся использовать в повседневной работе как можно меньше разных программ. Платформа Metrotec позволяет нам в одной системе работать с электронными накладными, планировать логистику, назначать задания водителям и видеть текущее местоположение машин и расход топлива. Кроме того, мы немного экономим время благодаря автоматической загрузке файлов тахографов.

Насколько сильна конкуренция в вашей отрасли?
В Эстонии есть несколько конкурентов, но мы единственные, у кого есть официальные лицензии и разрешения на работу с поддонами EUR/EPAL. Крупные зарубежные компании не заинтересованы в выходе на наш рынок: поддоны занимают много места, а перевозить их на большие расстояния нецелесообразно. За рубежом много компаний, похожих на нашу, но каждая работает в своём регионе.

Какие главные трудности в вашей отрасли?
Чрезмерное регулирование и бюрократия. Из-за требований законодательства нам часто приходится выполнять действия, в которых на практике нет смысла. Например, продавец может пожелать классифицировать целый поддон в хорошем состоянии как отходы упаковки. Тогда покупатель должен обращаться с этим поддоном как с новой упаковкой, впервые размещаемой на рынке, и нести все связанные с этим расходы. Никаких дополнительных физических действий мы при этом не совершаем, зато приходится готовить множество отчётов для разных сторон и в разных системах, которые несовместимы друг с другом и не обмениваются данными.

Нас также затронули требования, связанные с ESG-отчётностью. Сами мы не обязаны подавать ESG-отчёт, но такая обязанность есть у наших крупных клиентов. Поэтому нам тоже приходится собирать и обрабатывать данные о производстве и перевозках и передавать их клиентам, чтобы они могли подготовить свою отчётность.

Ещё одна проблема — нехватка водителей: нынешние водители стареют, а молодых приходит недостаточно.

Чего ваши клиенты ждут от вас прежде всего?
Поскольку поддон — довольно стандартный товар, клиентам важны хорошая цена и быстрая доставка.

Виллем Массур
Руководитель отдела продаж Metrosystem

Задумывались ли вы о том, как сделать процессы в вашей компании быстрее, эффективнее и прозрачнее?