Отказ от бумажных накладных — экономия 4000 евро в год

Мы побеседовали с нашим давним клиентом — компанией AS Rudus, основная деятельность которой заключается в продаже и перевозке бетонных смесей, гранитного щебня и бетонных изделий. На наши вопросы ответил руководитель производства и технической службы Rudus Кайдо Кивистик.

Как началось сотрудничество с Metrotec?
У нас не было ясности в отношении расхода топлива и пробега, а также возникали сомнения в оптимальности маршрутов. Мы сами объезжали объекты, записывали расстояния в Excel, фиксировали маршруты на бумаге и сравнивали километраж с данными картографической программы. Объём работы был большим, хлопот — немало. GPS-мониторинг казался хорошим инструментом контроля. Поэтому мы связались с Metrotec и с тех пор ни разу об этом не пожалели. В системе Metrotec легко проверять правильность маршрута и контролировать расход топлива и затраты времени. Водители видят на планшете маршрут до места назначения и могут использовать его для навигации. В нашей практике часто встречаются объекты, куда мы доставляем сотни партий бетона. В таких случаях сокращение маршрута даже на несколько километров в одну сторону даёт заметную экономию топлива за весь день работы или за время обслуживания строительного объекта.

Как развивалось сотрудничество дальше?
К настоящему времени мы полностью перешли на электронные накладные и больше совсем не используем бумагу. Это приносит пользу и окружающей среде, и бюджету, и людям. При масштабных работах по заливке бетона, например в Лётной гавани, куда мы доставляли сотни партий в день, количество бумаг было огромным. Бывало, морской ветер разносил их по объекту — и приходилось бегать по площадке и собирать их по одной из грязи.
Сегодня оператор бетононасоса передаёт руководителю объекта сведения обо всех поставках за день одним простым действием. На экране планшета руководитель объекта видит полный список доставленных партий с указанием времени разгрузки. По ходу работы видно и то, что уже доставлено, и те партии, которые ещё находятся в пути, — это очень наглядная и целостная система! Вишенка на торте — одна-единственная подпись, которой подтверждается работа множества автомобилей за день. При этом сразу после подписания электронная накладная поступает на электронную почту получателя.

А вот и экономический эффект: раньше каждые полгода мы закупали самокопирующиеся бумажные накладные примерно на 2000 евро. Теперь покупать их больше не нужно — и это позволяет нам экономить 4000 евро в год!

Проверка накладных и расчёты с субподрядчиками стали проще. Исходные данные о рейсах уже доступны в готовом виде, а благодаря простой сортировке и группировке отклонения легко заметить. Мы всегда обсуждаем их с водителями. Часто ошибки связаны с человеческим фактором, и анализировать их в системе удобно. Данные качественные, и, по сути, эта же таблица служит основой для прогноза на следующий месяц, который я представляю внутри концерна.

Как водители приняли решение Metrotec и электронные накладные?
В целом всё работает хорошо! Всегда есть риск, что новую систему не примут и начнут сопротивляться её внедрению. Такое было и у нас. С этими людьми мы работали индивидуально, и это помогло прийти к пониманию. Хотя средний возраст наших водителей довольно высокий и среди них есть те, кто раньше совершенно ничего не знал о приложениях, в итоге всё прошло успешно. Сейчас в системе разбираются уже более 90% сотрудников. Само приложение простое. Мы проводили обучение на месте и подготовили инструкции. Водители также делятся друг с другом опытом использования. Это большая перемена, когда в какой-то момент привычная бумага исчезает и вместо неё остаётся только электронная система.

У нас есть субподрядчики, которые сегодня работают здесь, а завтра — в другом месте. В их автомобилях используются мобильные устройства, которые легко подключаются к гнезду прикуривателя. На планшете или телефоне водителя работает приложение Metrotec: отсканировав QR-код, водитель видит назначенные ему перевозки. Это решение подходит даже для человека со стороны, который у нас не работает, но чьи услуги нам нужны в данный момент.

Сколько человек в вашей компании пользуются Metrotec?
В офисе около 10 человек ежедневно пользуются Metrotec: секретари отдела продаж, логисты и руководство. Наша логистическая программа уже довольно старая. Её интеграция стала для Metrotec серьёзным вызовом. К счастью, всё получилось очень хорошо. На карте удобно отслеживать в реальном времени, где находится каждый автомобиль и движется он или стоит.

Вместе с водителями системой пользуются около 70 человек. Некоторые водители сами являются владельцами своих компаний, поэтому у них есть доступ к двум режимам: учётной записи водителя и интерфейсу компании.

«Основные возможности, которые нам предоставляет Metrotec, — это отслеживание местоположения автомобилей в реальном времени, контроль маршрутов и учёт времени, электронные накладные и удобное подписание».

Какие усовершенствования системы вы хотели бы видеть в будущем?
Одно из направлений — чтобы субподрядчики сами выставляли счета на основании тех показателей, которые я сейчас использую для отчётности. Первый шаг уже сделан: у каждого субподрядчика есть собственная учётная запись. Таким образом, они видят те же данные, что и я, и могут формировать различные отчёты.

Ещё одна мечта — обязательная проверка автомобиля каждое утро, чтобы водитель не мог приступить к работе, пока не заполнит контрольный список проверки технического состояния. Вечером, по окончании рабочего дня, автомобили ставят на стоянку и, как правило, больше не проверяют. Однако утром необходимо осмотреть все системы и оборудование: проверить уровень масла, жидкости стеклоомывателя и тормозной жидкости, а также крепление колёсных болтов. На практике у нас был случай потери колеса: во время движения оно открутилось, укатилось в лес, и мы так его и не нашли. Поэтому мы используем индикаторы на колёсных болтах, которые показывают, ослабло ли крепление, и их проверка обязательна. Также необходимо проверять фары и камеры заднего вида. Было бы очень удобно, если бы система каждое утро напоминала об этих проверках. Каждый водитель должен лично заполнить контрольный список — и только после этого он готов принять автомобиль и приступить к работе.

Каковы главные преимущества и польза от использования Metrotec?
Сложно выразить в деньгах экономический эффект от контроля поездок десятков автомобилей, но по сравнению с тем, как было раньше, я экономлю много времени, а последующая проверка стала удобной. Я просто немного дорабатываю таблицы и добавляю в них свои формулы. Metrotec — очень хороший инструмент, если вдумчиво использовать его возможности! Кроме того, система позволяет исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, и намеренные нарушения. На изображении ниже показан раздел «Задания», в котором логисты и водители могут видеть назначенные автомобилям работы.

Клиенты, со своей стороны, ожидают, что мы прибудем в согласованное время. Как правило, нам удаётся это обеспечить. Безусловно, это одно из наших преимуществ, и соблюдение сроков можно проверить в Metrotec. По каждой партии клиент также получает уведомление о том, что груз отправлен, — для них это очень удобно!

Кайдо Кивистик
Руководитель производства и технической службы Rudus