Передача крупных поставок по одной подписи при завершении доставки

История компании Rudus началась со скопления бетономешалок на строительных площадках, где требовалось доставить десятки партий бетона, а заказчик не мог принять доставленный бетон.

Завод работает по установленному графику, новый грузовик отправляется на площадку каждые 10-15 минут. Бетономешалки скапливаются на строительных площадках, что создает риск порчи бетона и получения штрафов. Происходят вынужденные изменения в планах. Возникает вопрос о том, как эффективно отслеживать описанную ситуацию с помощью GPS-слежения. Подсчет машин на определенной площадке и оповещение о скоплении критического количества машин — дело простое. Однако сложность состоит в том, что площадки должны появляться и исчезать автоматически без вмешательства пользователя. Решением стало соединение системы заказов клиента с Metrotec. При создании партии бетона создается точка отгрузки вместе с дополнительной информацией, и Metrotec устанавливает наблюдение. Если на пункте назначения накапливается больше машин, чем разрешено, срабатывает сигнализация. Если в график отгрузки вносится задержка, то распределение бетона плавно перестраивается. После отгрузки всех заказов точка отгрузки также исчезает, и процесс полностью автоматизируется незаметно. На изображении ниже красным цветом отмечено когда срабатывает сигнализация, специалист по логистике получает уведомление, если в зоне находится больше техники, чем ожидалось.

Программа управления заказами бетона — центральная и чрезвычайно важная система в компании Rudus, которой ежедневно пользуются все подразделения: производство, логисты, водители и администрация. В программе отражается весь процесс выполнения заказа — от планирования до выставления счёта. В течение дня через систему проходит не менее 200 грузов, а это означает 200 поездок различной протяжённости, разгрузок, добавок к бетону и товарно-транспортных накладных.

«Metrotec объединяет заказы, водителей, бухгалтерию и клиентов в единую систему — полностью без бумажных документов».

Когда завод готовит груз к отправке, товарно-транспортная накладная автоматически передаётся в Metrotec, а спустя мгновение появляется на планшете водителя. Водитель видит точный адрес доставки, срок поставки, инструкции по подъезду к объекту и разгрузке. При необходимости он вносит в приложение дополнительную информацию, а при передаче груза получает подпись заказчика.

Передача крупных заказов, состоящих из нескольких партий, происходит так же просто: для завершения поставки достаточно всего одной подписи. В таких случаях сопроводительный документ формируется в виде многостраничного файла, который в тот же момент автоматически отправляется на электронную почту заказчика.

Всё, что можно автоматизировать, автоматизировано. Metrotec автоматически фиксирует прибытие на объект, измеряет пройденное расстояние и время разгрузки и добавляет эти данные в товарно-транспортные накладные. Многократный ручной ввод одних и тех же данных заменён автоматическим вводом.

Вся информация, необходимая для выставления счёта, незаметно собирается в процессе работы: ничего не остаётся без внимания и нет необходимости позднее уточнять детали. Весь процесс можно измерить и проверить задним числом, что позволяет экономить и время, и деньги.

Что изменилось?

Исчезла бумага. Даже само сканирование бумажных товарно-транспортных накладных и хранение большого массива файлов представляет собой значительную дополнительную нагрузку.

Бизнес-система Standard Books была интегрирована с Metrotec. Одним нажатием кнопки в бухгалтерской программе к счёту можно добавить одну товарно-транспортную накладную или сразу комплект накладных.

Передача и приём поставленного товара и оказанных услуг стали значительно удобнее. Товарно-транспортные накладные перестали теряться и стали без задержек поступать заказчику.

Передача крупных объёмов поставок стала более удобной для клиента. Стопку документов, где раньше требовалась подпись на каждом листе, заменила одна-единственная подпись.

Прибытие на объект и время, затраченное на разгрузку, стали регистрироваться автоматически. Исчезла необходимость сначала записывать эти данные вручную, а затем повторно вносить их в систему. Повысились точность и качество данных.

При скоплении грузовых автомобилей на объектах логисты автоматически получают уведомления. Благодаря этому появилась возможность быстрее реагировать и оперативно корректировать процесс доставки.

Примечания водителей-бетоновозов, касающиеся добавок и других обстоятельств, стали поступать в систему в структурированном виде. Это позволило значительно точнее вести учёт и выставлять счета.

В целом качество работы существенно повысилось.

Как устроена система?

В грузовых автомобилях установлены планшеты, а у каждого водителя есть персональная учётная запись в Metrotec. В начале рабочего дня водитель регистрируется на конкретном автомобиле, после чего начинает получать товарно-транспортные накладные.

IДля каждого груза в системе управления заказами указаны точное место доставки, время поставки, информация о заказчике, бетоне и условиях разгрузки.

Когда груз готов на заводе, информация о поставке передаётся на планшет автомобиля, выполняющего перевозку.

Водитель получает чёткое рабочее задание со всеми необходимыми данными для подъезда к объекту и разгрузки. Навигационная программа прокладывает оптимальный маршрут и помогает безошибочно добраться до места назначения.

Логисты видят весь процесс в режиме реального времени: какой автомобиль что перевозит и на каком этапе находится конкретная поставка.

Metrotec регистрирует время прибытия, измеряет пройденное расстояние и продолжительность разгрузки и добавляет эти данные в товарно-транспортную накладную.

После завершения поставки водитель получает подпись клиента. Metrotec формирует из товарно-транспортных накладных файл и отправляет его заказчику.

Читайте также интервью с руководителем производства и техническим директором Rudus Кайдо Кивистиком, в котором он рассказывает, как благодаря внедрению Metrotec компании удалось сэкономить 4000 евро только на бумаге.