Teekond paberivabaduse ja efektiivse logistikani

Metrosystem on kaubaaluste remondi ja müügiga tegelev ettevõtte. Arutasime Metrosystem OÜ müügijuhi Villem Massuriga, kuidas Metrotec on aidanud neil oma tööprotsesse optimaalsena hoida.

Millal teie koostöö alguse sai ja kuidas te üldse Metrotecini jõudsite?
Umbes 2011. aastal. Hetkel ei suuda meenutada, kes kellega ühendust võttis. Mäletan, et tõime Veerenni tänavale oma esimese auto, millele lasime seadmed paigaldada. See oli aeg, kus meie masinapark suurenes ja tekkis vajadus omada reaalaja ülevaadet masinate asukohtade ja nende liikumiste osas.

Tol ajal oli meil mitu GPS jälgimise ettevõtet sõelal, käisime ka mitmes kohas rääkimas. Metroteci kasuks otsustasime lõpuks siiski seetõttu, et suhtlemine sobis ning nende poolt oli asjalik toetus.

Mis on seni suurim väärtus, mida olete Metroteciga koostööst saanud?
Igapäevast tööd on oluliselt lihtsam teha. Lõppesid ära autojuhtidele helistamised küsimustega: „Kus sa oled? Millal jõuad?“. Ei pidanud enam valima numbrit, helistama, ootama vastust, teadmata, kas autojuht on bensiinijaamas või juba kliendi juures. Just esmaspäeva hommikul oli meil selline vestlus, kus autojuht ütles: „Kuule, sa helistasid mulle reedel…“

Töö muutus ka kiiremaks ja efektiivsemaks. Kui kaardilt on näha, kuhu keegi minemas on või kus juba käinud, pole tarvis eraldi helistada. Samuti on lihtsam otsustada, kas mahutada tänasesse päeva veel mõni töö või on kalender juba täis. Metrotecist saadud andmete abil saan ka tulevikuprognoose paremini teha. Metroteci keskkond on meil pidevalt avatud – jälgime, kuhu ja kuidas masinad liiguvad.

Kuidas jõudsite saatelehtede digitaliseerimiseni ja kuidas see teid aidanud on?
Saatelehtede digitaliseerimise üle olime varasemalt mõelnud ja selle enda 2024 aasta plaanidesse võtnud. Aastavahetuse kandis võttis Metrotec minuga ühendust pakkudes digitaalsete saatelehtede ja ülesannete jagamise mooduli tutvustamist. Ajastus sobis suurepäraselt uuenduste kasutuselevõtuks, ja nii viisimegi saatelehtede digitaliseerimise ellu.

Kadus vajadus tegeleda pidevalt saatelehtede printimisega, nende hilisema kokku kogumisega, skaneerimisega, klientidele eraldi saatmisega ja mitte vähe olulisena, arhiveerimisega, mis võtab asjatut laoruumi.

Täna on asi palju lihtsam. Directosse sisestatud tellimus liigub automaatselt Metrotec-i platvormile, kus planeerime logistika määrates tellimused masinatele. Autojuhid näevad nutiseadmetest tellimuse sisu, komplekteerivad laos tellimused, tarnivad kauba ja võtavad tellimuste täitmisel allkirjad. Allkirjastatud saateleht liigub automaatselt saaja e-mailile ja on ka meile kontoris igal hetkel kättesaadav. Paber jääb printimata, aeg saatelehe skaneerimiseks ja kliendile saatmiseks kokkuhoitud, arhiivi laoruumi säästetud ja tegevus kaasajastatud.

Paber jääb printimata, aeg saatelehe skaneerimiseks ja kliendile saatmiseks kokkuhoitud, arhiivi laoruumi säästetud ja tegevus kaasajastatud.

Hüpe digitaalsetele saatelehtedele eelnenud aega.
Klient asub meie laost 100 meetri kaugusel. Printisime saatelehe, autojuht võttis kontorist saatelehe, komplekteeris tellimuse autole, kaubasaaja allkirjastas saatelehele, autojuht tõi paberi kontorisse tagasi, kus allkirjastatud saateleht skaneeriti, saadeti koos arvega kliendile ja arhiveeriti. Üsna ebamõistlik protsess, mis täna on automatiseeritud.

Kuidas digitaalsete saatelehtede kasutusele võtmine on läinud?
Võtsime kohe algusest peale suuna, et hakkame vaikselt liikuma ja töö käigus õpime. Ei ole mõtet niisama nuppe klikata ja läbi mängida. Tegelikult on meil täitsa hästi läinud, saatelehed liiguvad automaatselt ja ka kõik autojuhid saavad hakkama. Kui kuskil tekib küsimusi, saame alati Metroteciga kontakteeruda ja muresid jagada. Vahel naljatleme, et meil on selline “vanainimeste ettevõte” – ei jaksa enam nii palju helistada ja suhelda. Tahaks lihtsalt ja mugavalt, paari hiireklikiga ülesanded ära jagada ning töö ära teha.

Kuidas koostööpartnerid digitaalsed saatelehed vastu on võtnud?
Suures pildis hästi, mõnede ettevõtetega on olnud küll probleeme ja ollakse skeptilised. Kui autojuht läheb oma telefoniga ja palub allkirja siis on reaktsioon: „Mis asja? Mina küll siia alla ei kirjuta!“

Kliendid mõnikord põhjendavad oma soovimatust paberivabale saatelehele allkirja anda, et nad ei näe, kuhu alla kirjutavad, sest allkirja aken avaneb eraldi. Huvitav, et digiallkirjastamise puhul avaneb samuti eraldi aken ja ei allkirjastata konkreetset paberit, või internetipanka logimisel tuleb telefonile PIN-kood. Enamasti oleme ka need probleemid lahendatud saanud.

Vahel naljatleme, et meil on selline “vanainimeste ettevõte” – ei jaksa enam nii palju helistada ja suhelda. Tahaks lihtsalt ja mugavalt, paari hiireklikiga ülesanded ära jagada ning töö ära teha.

On ka rõõmsamaid lugusid, kus inimesed väljendavad heameelt ja ütlevad: „Ah, sina oled see, kellel pole pabersaatelehti – väga äge!“ Kliendil on ka kohe mure murtud, sest automaatselt saab klient Metroteci süsteemist endale emaili peale saatelehe, mis on juba digitaliseeritud ja allkirjastatud. Tegelikult ongi positiivne, et nii meil kui ka kliendil on automaatselt saateleht kohe olemas.

Mitu inimest teie ettevõttes Metroteci keskkonda kasutab?
Kontori poolelt kolm ning autojuhtidest kümme inimest. Me ei ole transpordiettevõte, kuid soovime oma tööd mugavalt teha.

Kas konkurendid on püüdnud ka teid üle osta?
Eks ikka aeg-ajalt üritatakse parema pakkumisega üle meelitada. Metrotec on meil algusest peale, suhtlus on hea ja tekkivad probleemid leiavad lahenduse.
Eesmärk on igapäevatöös kasutada võimalikult vähe erinevaid programme. Metrotec-i platvorm võimaldab meil ühes keskkonnas kasutada elektroonilisi saatelehtesid, korraldada logistikat, anda juhtidele ülesandeid ja saada ülevaade masinate hetke asukohtadest ning kütusekuludest. Väikse lisandväärtusena hoiame natuke aega kokku ka tahhograafi failide automaatse allalaadimisega.

Kas teie sektoris on konkurents tugev?
Eestis on mitmeid konkurente, kuid meie oleme ainukesed, kellel on ametlikud litsentsid ja load EUR/EPAL kaubaalustega tegelemiseks. Suured välismaa ettevõtted pole huvitatud siia tulemisest, kuna kaubaalused võtavad palju ruumi ja nende transportimine kaugele pole mõistlik. Välismaal on meie sarnaseid ettevõtteid palju, kuid kõik tegutsevad kindlates piirkondades.

Mis on teie valdkonna suurimad väljakutsed?
Ülereguleerimine ja bürokraatia. Seadusest tulenevalt peame me tihti tegema liigutusi, mis tegelikult ei ole mõistlikud. Näiteks võib olla olukord kus terve, heas korras kaubaalus, liigitatakse müüja soovil pakendi jäätmeks. Sellise kaubaaluse ostja peab seda siis käsitlema kui uut, esmakordselt turule lastavat pakendit ja kandma kõik selle “turule laskmisega” seotud kulud. Meile sellega ühtegi füüsilist tegevust ei kaasne, küll aga hulk raporteid ja aruandeid erinevatele osapooltele, erinevates keskkondades, mis omavahel ei ühildu ja andmeid ei jaga.
Samuti on ESG aruandlusega seotud nõuded meid otsapidi puudutanud. Me ei ole küll ise ESG aruande kohuslased, kuid meie suuremad kliendid on. See omakorda tähendab, et ka meie peame tootmise ja transpordiga seotud andmeid koguma ning töötlema ja oma klientidele edastama, et ESG aruandlus saaks täidetud.

Samuti on väljakutse autojuhtide põud – nad vananevad ja noori ei tule piisavalt peale.

Mida teie kliendid teilt kõige rohkem ootavad?
Kuna kaubaalus on üsna standardne toode, siis oodatakse head hinda ja tarnekiirust.

Villem Massur
Metrosystem müügijuht

Oled mõelnud, et sinu ettevõttes võiksid olla protsessid kiiremad, tõhusamad ja läbipaistvamad? Võta ühendust e-maili teel info@metrotec.ee või helista +372 627 4730 ning arutame, kas ja kuidas Metrotec saab abiks olla.